نکاتی که در انتخاب سامانه PMIS باید رعایت شوند

انتخاب سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) یک تصمیم حیاتی برای هر سازمانی است. PMIS به ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه، افزایش همکاری و بهبود نتایج کلی پروژه کمک می‌کند. در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که باید هنگام انتخاب سیستم PMIS در نظر بگیرید:

الزامات و اهداف پروژه:

– نیازها، فرآیندها و اهداف خاص مدیریت پروژه سازمان خود را درک کنید.

– انواع پروژه هایی که مدیریت می کنید، پیچیدگی، اندازه و دامنه آنها را شناسایی کنید.

– اهداف مدیریت پروژه خود را تعریف کنید، مانند بهبود ارتباطات، پیگیری پیشرفت، مدیریت منابع و غیره.

رابط کاربر پسند:

– PMIS باید یک رابط بصری و کاربرپسند داشته باشد که به اعضای تیم اجازه دهد بدون آموزش گسترده به راحتی حرکت کنند و وظایف را انجام دهند.

قابلیت سفارشی سازی:

– به دنبال سیستمی باشید که بتوان آن را سفارشی کرد تا با فرآیندها و گردش کار منحصر به فرد سازمان شما مطابقت داشته باشد.

پیگیری و گزارش پروژه:

– سیستم باید ردیابی قوی نقاط عطف پروژه، وظایف، ضرب الاجل ها و پیشرفت را فراهم کند. همچنین باید گزارش های دقیقی برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری ایجاد کند.

مدیریت منابع:

– به دنبال ویژگی هایی باشید که به شما در مدیریت و تخصیص موثر منابع از جمله پرسنل، تجهیزات و مواد کمک می کند.

مدیریت اسناد:

– یک PMIS قوی باید ذخیره سازی، کنترل نسخه و اشتراک گذاری اسناد و فایل های مرتبط با پروژه را آسان کند.

امنیت و حریم خصوصی داده ها:

– اطمینان حاصل کنید که PMIS با مقررات امنیت داده ها و حریم خصوصی مطابقت دارد. باید دارای کنترل های دسترسی قوی و مکانیزم های رمزگذاری باشد.

دسترسی به تلفن همراه:

– در محیط کار تلفن همراه امروزی، داشتن یک PMIS که دسترسی به برنامه تلفن همراه را ارائه می دهد، می تواند برای اعضای تیم در حال حرکت بسیار مفید باشد.

پشتیبانی و آموزش فروشنده:

– اعتبار فروشنده، پاسخگویی به پشتیبانی مشتری و در دسترس بودن منابع آموزشی را ارزیابی کنید تا به تیم خود کمک کنید تا بهترین استفاده را از PMIS ببرند.

دوره آزمایشی:

– در صورت امکان، از دوره های آزمایشی برای آزمایش عملکرد و سازگاری سیستم با نیازهای سازمان خود قبل از تعهد به خرید استفاده کنید.

به روز رسانی و توسعه آینده:

– به تاریخچه به‌روزرسانی‌ها و پیشرفت‌های فروشنده نگاه کنید تا مطمئن شوید که سیستم همچنان نیازهای در حال تکامل شما را برآورده می‌کند.

به یاد داشته باشید که PMIS ایده آل بر اساس نیازهای خاص سازمان شما متفاوت خواهد بود، بنابراین ارزیابی دقیق میزان همسویی سیستم با فرآیندها و اهداف مدیریت پروژه منحصر به فرد شما ضروری است. ما در شرکت توسعه سامانه نوین سانا، با طراحی سیستم مدیریت اسناد و فرایند های سانا (SANA PMIS) تمام تلاش خود را در برآورده کردن موارد فوق کرده ایم و امیدواریم بتونیم برای شرکت شما مفید باشیم.