سیستم مدیریت اسناد مهندسی یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و نظارت بر اسناد مربوط به پروژه‌های مهندسی است. این سیستم به کاربران این امکان را می‌دهد تا اسناد مختلفی را مدیریت کرده و در محیطی امن و مطمئن ذخیره کنند.
از مزایای استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد مهندسی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
دسترسی آسان به اسناد: با استفاده از این سیستم، کاربران به راحتی می‌توانند به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و نیازی به جستجوی طولانی ندارند.
افزایش بهره‌وری: این سیستم به کاربران کمک می‌کند تا اسناد را با سرعت بیشتری پردازش کنند و از این رو بهره‌وری بیشتری را نیز تجربه می‌کنند.
افزایش امنیت: با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، اسناد مختلف در یک محیط امن و مطمئن ذخیره می‌شوند و خطر از دست رفتن اسناد کاهش پیدا می‌کند.
افزایش هماهنگی: با استفاده از این سیستم، اعضای تیم مختلف می‌توانند به راحتی به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و هماهنگی بیشتری بین اعضای تیم ایجاد شود.
در کل، سیستم مدیریت اسناد مهندسی یک ابزار موثر و حیاتی برای موفقیت پروژه‌های مهندسی است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا به راحتی اسناد مختلف را مدیریت کنند و از این رو بهره‌وری و هماهنگی بیشتری را تجربه کنند.
برخی از امکانات این ماژول عبارتند از:
• تعریف انواع پاسخی که کارفرما می تواند در هر پروژه داشته باشد و نوع واکنش سیستم
• تعریف هدف از تولید مدرک (POI) به تفکیک پروژه و تعیین کلاس و نوع مدارکی که می تواند این مقادیر را شامل شود
• تعریف دیسیپلین ها به تفکیک پروژه
• تعریف مراحل و درصد پیشرفت مدارک در خصوص محاسبه پیشرفت کلی و مقایسه با برنامه پیش بینی شده
• تعريف MDR در سیستم به تفکیک پروژه با امکان تعیین وزن، نفر ساعت و تاریخ های پیش بینی تولید
• تعیین نوع نسخه های مدارک و همچنین نحوه شماره گذاری نسخه های مختلف(Revision Manage)
• امکان تفکیک مدارک بر حسب شرکت در خصوص مسولیت تولید هر مدرک (امکان بکارگیری مشاورین)
• تعیین تاریخ سررسید (Due Date) بصورت بازه یا عددی ثابت در راستای کنترل روند تولید مدارک
• تعیین تاریخ سررسید در خصوص پاسخ کارفرما و نوع واکنش سیستم بعد از اتمام زمان مورد نظر
• كنترل زمانبندي توليد مدارك و اعلام اخطار در صورت تأخير
• توزيع مدارك بر اساس مسئوليت هاي تعريف شده در سیستم
• امکان گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین‌ها قبل از صدور نهایی ترانسمیتال
• امکان تعریف ماتریس دستگردانی برای مدارک (DDM)
• امکان تعریف پیش نیازها و اطلاع رسانی در خصوص مدارک منتظر پیش نیاز
• ایجاد محدودیت دسترسی کاربران به فایل ها در سیستم
• نگهداری کلیه مدارك و ترانسمیتال ها
• امکان ثبت مراحل چرخش مدارک مهندسی به تفکیک مشاورین، پیمانکار و کارفرما همچنین ثبت جزئیات کاری هر شرکت در صورت نیاز
• محاسبه درصد پیشرفت کلی پروژه به تفکیک بخش مهندسی، خرید و ساخت
• امکان مدیریت مدارک مربوط به خرید پروژه و ورود اطلاعات کالا در بخش مهندسی در صورت نیاز
